Sfatul expertului | Ce trebuie să știi despre cheltuielile companiei tale

Sfatul expertului | Ce trebuie să știi despre cheltuielile companiei tale

Atunci când administrezi o afacere, fiecare cheltuială contează. Dar nu toate cheltuielile au același tratament fiscal, iar diferența dintre o cheltuială deductibilă și una nedeductibilă poate avea un impact important asupra rezultatului financiar al unei companii.

Astfel, întrebarea „cât cheltuie compania mea?” devine mai puțin relevantă pentru managementul companiei. Rămâne însă esențială nevoia de a înțelege regulile aplicabile din punct de vedere fiscal care pot ajuta compania să evite costuri suplimentare, ajustări fiscale și sancțiuni.

Definiții și cadru legal

Unul dintre cele mai frecvente motive pentru care firmele plătesc mai mult impozit decât este necesar sau riscă sancțiuni fiscale este confuzia între cheltuielile deductibile și cele nedeductibile. Multe companii nu cunosc toate nuanțele legii fiscale sau pur și simplu nu au resursele interne necesare pentru a gestiona aceste aspecte în mod corect.

#1: Cheltuieli deductibile

Cheltuielile deductibile sunt acele costuri efectuate de o societate în scopul desfășurării activității sale economice și care pot fi scăzute din baza de calcul a profitului impozabil. Acestea sunt considerate cheltuieli normale, necesare și justificate pentru obținerea de venituri. De aceea, ele au o importanță majoră pentru orice afacere, deoarece influențează în mod direct valoarea impozitului pe profit pe care societatea îl datorează statului.

Exemple de cheltuieli deductibile:

• Cheltuieli cu materiile prime: Costurile pentru achiziționarea materiilor prime necesare pentru producerea bunurilor sau serviciilor oferite de companie, fie că vorbim de materii prime folosite în producția industrială, fie de materiale utilizate în activități de prestări servicii;
• Cheltuieli cu materialele consumabile: Hârtie, cerneală, produse de curățenie sau alte materiale necesare în activitatea zilnică a firmei, atâta timp cât există documente justificative care să demonstreze utilizarea lor în interesul afacerii;
• Cheltuieli cu salariile: Remunerarea angajaților, inclusiv contribuțiile sociale datorate de angajator. Salariile și beneficiile acordate angajaților în scopul desfășurării activității firmei sunt deductibile integral, contribuind la scăderea impozitului pe profit.
• Cheltuieli de marketing și publicitate: Investițiile în promovarea produselor sau serviciilor companiei prin diverse canale (publicitate online, evenimente, materiale promoționale), deoarece contribuie direct la creșterea notorietății companiei și la atragerea de noi clienți;
• Cheltuieli cu serviciile prestate de terți: Onorariile plătite avocaților, consultanților financiari sau altor specialiști pentru servicii necesare bunei-desfășurări a activității companiei.

Important: aceste cheltuieli sunt considerate deductibile doar dacă sunt realizate în scopul desfășurării activității firmei și dacă sunt însoțite de documente justificative (facturi, chitanțe, contracte etc.).

#2: Cheltuieli cu deductibilitate limitată

Legislația fiscală din România prevede și o serie de cheltuieli care sunt recunoscute ca fiind deductibile doar în anumite limite sau proporții și care nu pot fi deduse integral din profitul impozabil.

Exemple de cheltuieli cu deductibilitate limitată:

• Cheltuielile de protocol: Pot include cheltuielile efectuate cu scopul de a menține și dezvolta relațiile de afaceri (mese de afaceri, cadouri pentru parteneri de afaceri etc.) și sunt deductibile în limita unei cote de 2% din profitul contabil, la care se adaugă cheltuielile de protocol;
• Cheltuieli sociale: Costurile cu organizarea de evenimente pentru angajați, cum ar fi petrecerile de sfârșit de an sau cadourile oferite cu ocazia sărbătorilor, sunt deductibile în limita a 5% din fondul de salarii;
• Tichete cadou sau de masă: Deși reprezintă un beneficiu pentru angajați, tichetele cadou sau de masă sunt deductibile doar în anumite limite și în funcție de reglementările fiscale în vigoare.

#3: Cheltuieli nedeductibile

Cheltuielile nedeductibile sunt acele cheltuieli care nu pot fi scăzute din profitul impozabil deoarece nu sunt aferente activității economice, nu conduc la obținerea de venituri impozabile sau nu respectă limitele prevăzute de lege. Ele au un impact direct asupra rezultatului financiar al companiei și, implicit, asupra valorii impozitului datorat.

Exemple de cheltuieli nedeductibile:

• Dobânzi și majorări de întârziere, amenzi și penalități: Cheltuielile reprezentând dobânzi sau penalități datorate autorităților române sau străine, inclusiv amenzile pentru nerespectarea legislației rutiere, fiscale sau de mediu;
• Cheltuieli cu bunurile lipsă din gestiune sau degradate: Cheltuielile cu stocurile sau mijloacele fixe constatate lipsă sau deteriorate și care nu sunt imputabile nu sunt deductibile. Este necesar ca societatea să demonstreze, cu documente justificative, că aceste cheltuieli nu puteau fi evitate.
• Cheltuieli în favoarea acționarilor sau asociaților: Cheltuielile efectuate în favoarea acționarilor sau asociaților, altele decât cele aferente bunurilor livrate sau serviciilor prestate la prețul de piață, nu sunt considerate deductibile. Aceste cheltuieli pot include plăți excesive sau alte beneficii care nu sunt legate direct de activitatea economică a firmei.

Recomandarea expertului: consilierul fiscal

Pentru a evita confuziile între cele trei tipuri de cheltuieli, precum și plata unor impozite mai mari decât cele necesare, este recomandată colaborarea cu un consilier fiscal. Care este rolul său?

Un consilier fiscal sau o echipă specializată poate analiza în detaliu structura cheltuielilor companiei tale și poate oferi recomandări pentru a optimiza fiscalitatea. De asemenea, se asigură că toate cheltuielile sunt încadrate corect pe categorii și că sunt respectate toate prevederile fiscale pentru a minimiza costurile inutile.

Echipa PSBH oferă consiliere fiscală societăților din România, analizând în detaliu structura de cheltuieli și definind o strategie de abordare fiscală în concordanță cu planurile de dezvoltare ale companiei. Pentru mai multe detalii, contactează-ne pe e-mail sau la telefon: (004) 031 425 7193

_____________________________________________________________

Autor: Octavian Ciuraru, Managing Director

Foto cover: magnific.com