Sfatul expertului | Importanța echipei multidisciplinare în achizițiile publice

Sfatul expertului | Importanța echipei multidisciplinare în achizițiile publice

Pentru multe companii, achizițiile publice sunt mai mult decât o oportunitate de a obține un nou proiect – devin un motor real de creștere a business-ului. Un contract câștigat poate însemna stabilitate financiară pe termen lung, acces la proiecte de anvergură, validare în piață și deschiderea unor noi direcții de dezvoltare. Participarea la o procedură de achiziție publică este însă un proces complex care, gestionat ineficient, poate duce nu doar la ratarea unei oportunități, ci și la un consum nejustificat de resurse.

Cum te asiguri că documentația este fezabilă din punct de vedere financiar și tehnic, dar că respectă și legislația în vigoare, atât cea națională, cât și cea europeană? Cum crești șansele de câștig ale business-ului tău într-o competiție acerbă? Analizăm în acest material importanța implicării unei echipe multidisciplinare (avocați, experți financiari și tehnici) în procedurile de achiziție, încă din etapa definirii abordării strategice.

Cât de complexe pot fi procedurile de achiziții publice?

Achizițiile publice sunt reglementate de un cadru legislativ amplu, care variază în funcție de tipul achiziției și de legislația aplicabilă, incluzând aici atât normele naționale, cât și directivele europene.

Documentația de participare este „poarta de intrare” în această procedură, iar orice eroare sau neconformitate poate duce la descalificare din start. Revizuirea atentă a documentației este esențială pentru a evita greșeli costisitoare. Iar această revizuire nu ar trebui să se limitează doar la aspectele tehnice ale ofertei, ci și la cerințele legale și financiare. De aceea este esențială implicarea unei echipe multidisciplinare, formată din avocați, experți financiari și tehnici.

Ce rol are echipa juridică în analiza documentației?

Primul pas pentru participarea la o achiziție publică este analiza documentației de participare. Aceasta implică o analiză juridică aprofundată a cerințelor și condițiilor contractuale stipulate în caietul de sarcini.

1. Revizuirea cerințelor și condițiilor contractuale

Documentația de participare include un set extins de cerințe și condiții care trebuie respectate. Echipa juridică analizează aceste prevederi pentru a identifica eventualele ambiguități sau riscuri contractuale. De exemplu, o clauză referitoare la garanții sau penalizări poate avea un impact semnificativ asupra viabilității ofertei. Rolul avocatului este de a interpreta aceste cerințe și de a oferi consiliere cu privire la modul în care pot fi abordate în cadrul ofertei.

2. Gestionarea riscurilor juridice

Documentația de achiziție poate conține termeni contractuali rigizi care, dacă nu sunt abordați corect, pot crea riscuri pentru ofertant. Avocații experți în achiziții publice au capacitatea de a identifica aceste riscuri în mod proactiv și de a propune soluții pentru gestionarea lor. Acest lucru poate include recomandări privind formularea anumitor secțiuni ale ofertei sau solicitarea clarificărilor de la autoritatea contractantă înainte de depunerea documentelor.

Ce rol are expertul financiar în evaluarea costurilor și profitabilității?

Expertul financiar are un rol critic în estimarea corectă a costurilor, stabilirea unui preț competitiv și analiza profitabilității proiectului.

1. Estimarea costurilor

Fără o analiză financiară detaliată, există riscul ca oferta să fie nerealistă din punct de vedere financiar. Expertul financiar analizează toate elementele costisitoare – de la materiale și echipamente, până la costurile cu forța de muncă și cheltuielile operaționale. Această analiză este vitală pentru a formula o ofertă sustenabilă, care să nu se transforme într-o povară financiară pentru companie în cazul în care contractul este câștigat.

2. Optimizarea ofertei

Ofertele trebuie să echilibreze costurile și marjele de profit, fără a compromite calitatea sau cerințele contractuale. Experții financiari se asigură că prețul propus este atât competitiv, cât și viabil din punct de vedere economic. Aici este esențială colaborarea strânsă cu avocații și experții tehnici pentru a înțelege pe deplin cerințele și specificațiile tehnice, astfel încât să fie evitate sub-evaluările sau supra-evaluările.

Colaborarea multidisciplinară: secretul unei oferte competitive și conforme

Un element care diferențiază o ofertă solidă și completă de una care riscă să fie descalificată este colaborarea între avocați, experți financiari și experți tehnici. Doar o abordare multidisciplinară poate acoperi toate aspectele cerute de o procedură de achiziție publică. Echipa multidisciplinară are un rol strategic în două etape:

1. Revizuirea și validarea ofertei înainte de depunere. Avocații asigură conformitatea cu cerințele legale, expertul financiar validează structura de costuri și marja de profit, iar experții tehnici garantează că soluția propusă este realizabilă din punct de vedere tehnic și conformă cu specificațiile din caietul de sarcini.

2. Depunerea documentelor. Ofertele pentru achizițiile publice necesită o serie de documente, de la formulare standard la declarații privind eligibilitatea și conformitatea cu legislația fiscală. Colaborarea între avocați și experți financiari este esențială pentru a se asigura că toate aceste documente sunt corect întocmite și depuse la timp. Printr-o revizuire finală, echipa se asigură că oferta nu conține erori procedurale care ar putea duce la descalificare.

Concluziile specialistului

Procedurile de achiziții publice sunt caracterizate de o complexitate juridică, tehnică și financiară care necesită o abordare multidisciplinară pentru a avea succes. Revizuirea documentației de participare este doar primul pas într-un proces care trebuie să fie gestionat cu atenție și profesionalism de o echipă formată din avocați, experți financiari și tehnici.

Mai mult, înainte de a participa la o achiziție publică, este recomandată efectuarea unui proces de due diligence asupra documentației de achiziție și asupra propriilor resurse. Doar o analiză detaliată poate identifica riscuri ascunse și poate determina fezabilitatea ofertei din punct de vedere tehnic, financiar și legal.

PSBH dispune de o echipă multidisciplinară de avocați, experți financiari și tehnici cu o vastă experiență în achiziții publice și îți poate fi alături pe întreg parcursul procesului – de la etapa de due dilligence, la întocmirea și depunerea documentației de participare.

Pentru mai multe detalii contactează-ne pe email sau la telefon: (004) 031 425 7193

_____________

Autor: Octavian Ciuraru, Managing Partner

Foto cover: freepik.com